Memilih scanner dokumen yang tepat untuk digitalisasi dokumen

 

Kebutuhan digitalisasi dokumen saat ini sudah mulai dirasakan, dimana pada penanganan dokumen secara manual , suatu dokumen sering sukar dicari dan kadang malah hilang karena dipinjam oleh departemen atau pihak tertentu.Salah satu piranti pendukung kegiatan digitalisasi dokumen adalah scanner. Begitu banyak pilihan scanner yang ada di pasar bagaimana cara memilihnya ?

Untuk memilih scanner dokumen yang tepat, anda harus memperhatikan hal-hal berikut :

1. Bentuk dokumen
2. Ukuran dokumen
3. Distribusi Pengguna
4. Bentuk akhir digitalisasi
5. Kecepatan penyelesaian digitalisasi

Bentuk Dokumen

Apabila dokumen yang hendak didigitalisasi berbentuk kertas lembaran lepas atau suatu dokumen yang sudah dijilid tetapi pada saat discan kita boleh melepaskan penjilidnya maka dapat digunakan scanner Automatic Document Feeder atau ADF Scanner. Dengan scanner ini kita dapat melakukan scanning dengan menumpukkan kertas tersebut pada bak kertas atau sering disebut paperchute / paperfeeder , kemudian kertas discanning satu persatu oleh scanner secara otomatis seperti sistem mesin fax. Apabila dokumen tersebut dalam satu lembarnya ada dua halaman bolak balik maka dapat dipergunakan scanner ADF duplex dimana secara otomatis dapat melakukan scanning dua muka sekaligus karena dilengkapi kamera atau lensa ganda (duplex).

Gambar 1 :Scanner ADF

Apabila dokumen yang hendak didigitalisasi sudah dijilid dan tidak boleh dilepaskan maka kita dapat memilih scanner berjenis Flatbed yang bentuknya sudah umum dipasaran. Satu demi satu dokumen kita letakkan pada kaca scanner dan kita menutup penutup kaca scanner kemudian melakukan scanning secara manual. Untuk dokumen yang berjilid tebal terkadang gambar yang dihasilkan tidak sempurna karena munculnya lengkungan pada area jilid kertas yang sering disebut sebagai efek butterfly. Untuk mengatasi efek butterfly, kita dapat memilih jenis Flatbed Bookedge dimana peletakan lensa scanner dapat menjangkau tepi dokumen tebal secara maksimal atau Bookscanner yang memang didesain untuk digitalisasi buku-buku.

Gambar 2:Scanner Flatbed Bookedge

Pada satu kasus ada kalanya kita harus melakukan scanning dokumen yang tidak boleh disentuh atau dipindah-pindahkan, karena dokumen tersebut rapuh dan sebagainya. Untuk itu kita dapat menggunakan camera scanner, namun untuk menggunakan camera scanner perlu diperhitungkan banyaknya cahaya yang masuk agar tidak terjadi overexposure (terlalu terang) dan underexposure (terlalu gelap).

Ada kalanya kita melakukan scanning dengan gabungan kertas lepas dan dokumen jilid dengan jumlah dokumen lepas lebih banyak daripada dokumen jilid, untuk itu kita dapat menggunakan scanner combi yaitu scanner ADF yang dilengkapi dengan Flatbed.

Gambar 3 :Scanner Combi

Bagaimana menangani kertas continuous form yang akan discanning ? Untuk itu beberapa produsen scanner telah membuat scanner document yang comply terhadap continous form yang dilengkapi dengan software untuk melakukan automatic cropping pada setiap halaman continous form.

Untuk melakukan scanning benda embossed seperti credit card , yakinkan bahwa scanner yang digunakan mensupport embossed paper scanning agar lensa scanner tidak cacat pada saat memproses dokumen jenis ini.

Ukuran Dokumen

Untuk menentukan papersize dari scanner kita membutuhkan data ukuran kertas max yang hendak kita scan juga ukuran minimal serta ketebalan dan ketipisan kertas yang akan diproses.
Ukuran scanner yang ada dipasaran untuk automatic document feeder (ADF) adalah A4 atau A3 dimana A4 dapat menjangkau ukuran folio. Ukuran A2 hingga A0 terdapat juga dipasaran terutama untuk gambar-gambar teknik yang umumnya berbentuk seperti mesin plotter.

Apabila dokumen yang hendak kita scan berukuran A3 maka kita harus menggunakan A3 scanner atau kalau bujet kita terbatas kita dapat menggunakan scanner A4 yang mendukung penggunaan carrier sheet atau folded scan (folio scanning) sehingga dapat melakukan scanning kertas A3 meskipun tidak sempurna dan penuh kerepotan (karena dokumen A3 yang hendak discan harus kita lipat menjadi A4).

Apabila kita memiliki dokumen dengan ukuran campuran A3, A4, Folio maka pilihlah ukuran scanner A3 dan pastikan memiliki fitur autosize detection / autopage size detection sehingga anda tidak perlu mengganti setting pada scanner setiap kali kertas berubah ukuran.

Namun perlu juga hati-hati apabila kita melakukan scanning kertas yang ditempeli kertas lain untuk diproses di scanner automatic document feeder (ADF) seperti dokumen berupa karcis yang kita tempelkan pada selembar kertas kemudian harus discan atau juga kertas yang ditempeli foto. Untuk melakukan scanning kertas tersebut di ADF kita perlu menonaktifkan fitur ultrasonic multifeed detection atau mencari scanner dengan posisi multifeed detection yang bisa diatur secara custom.

Distribusi pengguna
Ada kalanya perusahaan menginginkan suatu sistem scanning tersentralisasi dimana satu buah scanner dapat digunakan secara bersamaan oleh beberapa orang di organisasi. Untuk kebutuhan tersebut kita dapat menggunakan Network scanner atau dapat juga menggunakan scanner biasa (stand alone) yang dihubungkan pada network adapter scanner.

Gambar 4. Scanner Network

Network scanner adalah scanner yang terhubung dengan jaringan LAN melalui koneksi ethernet (RJ45 – 100 Mbps biasanya) tanpa harus dihubungkan dengan komputer yang dapat digunakan oleh pengguna dalam organisasi dengan sistem otentikasi menggunakan user password maupun biometric identification seperti sidik jari. Fungsi pada network scanner antara lain scan to file (scan dan disimpan sebagai file), scan to print (scan langsung diprint pada network printer), scan to fax (scan langsung dikirim melalui fax), scan to email (scan langsung dikirim sebagai attachment e-mail) dan beberapa scanner network mendukung scan to FTP.

Berkaitan dengan keamanan jaringan beberapa produsen network scanner sengaja tidak memberikan port usb untuk menghindari pencurian dokumen melalui media digital, keamanan jaringan pun diberikan mode enkripsi dan koneksi dengan active directory jaringan dapat digunakan sebagai sarana otentikasi dengan single sign on. (Login dan password pengguna otomatis sama dengan login dan password pada server jaringan sehingga pengguna tidak terlalu banyak mengingat password dan login.
Bentuk akhir Digitalisasi

Bentuk akhir digitalisasi adalah file dengan mode warna/grayscale/BW , resolusi berapa dpi, dengan bentuk format seperti apa. Untuk beberapa keperluan seperti form processing fitur seperti background removal, border removal, noise cleaning, color drop out dan thresholding diperlukan untuk mendapatkan output yang akurat.

Beberapa scanner dilengkapi oleh driver TWAIN dan ISIS. Apabila aplikasi yang digunakan hanya mendukung ISIS maka diperlukan scanner yang mendukung driver ISIS. Driver TWAIN adalah driver yang umum digunakan dalam aplikasi.

Untuk kebutuhan dokumentasi digital dan form processing resolusi yang dibutuhkan biasanya 300 dpi , beberapa scanner dokumen menawarkan resolusi hingga 600 dpi bahkan 1200 dpi.

Beberapa scanner dilengkapi software untuk meningkatkan kualitas gambar , dimana kita dapat melakukan manipulasi image ke bentuk yang lebih optimal untuk diproses lebih lanjut, misal fitur menghilangkan lubang pada binder (punch hole removal) dan penajaman text pada gambar (OCR mode) atau virtual rescan.

Kecepatan Penyelesaian Digitalisasi

Berapa lama akan diselesaikan suatu pekerjaan digitalisasi , hal itu akan tergantung salah satunya oleh kecepatan scanning. Untuk scanner ADF (Automatic Document Feeder) diukur dengan menggunakan ukuran ppm (page per minuter) atau lembar per menit pada kondisi simplex. Untuk ukuran duplex digunakan image per minute atau ipm artinya berapa muka per menit. Untuk scanner 25 ppm (25 lembar/menit) untuk duplex biasanya memiliki 50 ipm (50 muka (25 x 2 sisi kertas) / menit, namun beberapa scanner melambat pada kondisi duplex sehingga ipm tidak selalu 2 x ppm.

Untuk scanner flatbed ditentukan oleh berapa detik per halaman A4. Beberapa flatbed memiliki kecepatan hingga 1-7 detik per halaman tergantung mode warna/grayscale/BW.

Kecepatan scanner cenderung menurun apabila terjadi peningkatan mode (BW-Grayscale-Warna) , resolusi gambar dan fitur-fitur peningkatan kualitas.

Kecepatan scanner yang tinggi ditemui pada production scanner yaitu hingga 160 lembar/menit.

Dalam menentukan kecepatan scanner kita juga harus memperhatikan metode kerja, scanning setiap 10-20 lembar kemudian harus disimpan manual tidak akan efektif menggunakan scanner kecepatan tinggi.

sumber : www.scanningtechnologies.blogspot.com

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>