Network Scanner : Menjalankan Alih Media yang aman

Tahun 2009-2011 organisasi mendapat berbagai permintaan untuk menjalankan alihmedia atau lebih spesifiknya scanning, yang tentunya cukup menggembirakan bahwa beberapa organisasi mulai menyadari pentingnya keberadaan arsip digital saat ini. Salah satu pengguna sangat berbahagia karena sekarang cukup menenteng laptopnya, ia dapat menunjukkan peta-peta berukuran A0 dalam presentasinya, sebelumnya ia harus menenteng kertas-kertas berukuran A0 dalam setiap rapat yang diadakan di luar kota. Seorang konsultan keuangan menenteng laptop dan scanner sehingga ia tidak perlu menenteng-nenteng map kertas atau binder tebal untuk dibawa pulang.

Tahun 2010-2011 kita dikejutkan dengan adanya wikileaks, dimana informasi yang cukup sensitif dapat dengan mudah disebarkan ke dunia maya.Yang menimbulkan pertanyaan berikutnya : apakah semua dokumen yang sudah di digitalisasi itu aman? Bagaimana kalau data nasabah melayang dari organisasi melalui email? Bagaimana kalau hasil riset yang dilakukan bertahun-tahun dicopy ke dalam flashdisk dan terbang ke kantor pesaing kita?

Untuk mengamankan dokumen digital kita perlu lebih dahulu mendefinisikan siapa yang berhak melihat dokumen kita dan siapa yang tidak, ini disebut sebagai pengaturan hak akses. Setelah itu kita perlu mendefinisikan pengamanan proses alih media yang kita lakukan dan terakhir kita akan menentukan metode akses dan distribusi serta metode penyimpanani dari dokumen digital tersebut. Pada tulisan ini saya hanya membatasi ruanglingkup pada pengamanan proses alihmedia dokumen.

Desktop Scanner

Untuk mengamankan hasil alihmedia keluaran scanner, secara tradisional kita mesti menyakinkan bahwa komputer yang dilakukan untuk scanning atau terhubung dengan scanner aman. Aman artinya hanya user yang berhak yang dapat membuka folder dan file dan biasanya hanya user yang berhak yang dapat melakukan scan dengan komputer tersebut.

Praktek yang terjadi biasanya adalah scanner dihubungkan ke komputer yang “umum” kemudian pengguna mengcopy hasil tersebut ke USB atau ke foldernya lewat jaringan dengan tetap meninggalkan file asli di komputer “umum” tersebut, belum lagi aplikasi scanner menyimpan temporary files dari dokumen yang dihasilkan scanner.

Dengan kondisi demikian, rasanya kita berada di kantor yang dokumennya berceceran dimana2 penuh dengan salinan disana sini. Kejadian tersebut sering terjadi apabila kita menggunakan Desktop scanner.

Modern Network Scanner

Sekitar tahun 2008 Kodak meluncurkan Modern Network Scanner,kemudian diikuti oleh Fujitsu dan kemudian Canon. Penulis menyebut tipe ini “modern” karena dilengkapi oleh layar LCD dan keyboard sehingga pengguna dapat langsung melihat hasil scan dan melanjutkan proses menyimpan setelah melihat hasil scannya cukup baik. Tahun-tahun sebelumnya network scanner biasanya merupakan ekstensi fitur scan dari mesin multifunction dimana kita melakukan scanning ke suatu folder namun hasil scan baru ketahuan setelah kita membuka file yang dihasilkan.

Modern network scanner ini memiliki fitur antara lain : hak akses setiap pengguna serta proses scan dan distribusinya dapat diatur oleh administrator, file yang dihasilkan langsung disimpan dalam mesin scanner kemudian distribusikan ke folder orang yang berhak sehingga tidak ada komputer lain yang menyimpan hasil scan (image yang disimpan dalam scanner tidak dapat diakses), satu scanner dapat dipergunakan banyak orang dengan aman karena setiap orang memiliki hak akses berbeda.

Pengaturan pengguna Modern Network Scanner ini dilakukan oleh administrator, adapun metode pengaturan setiap merk modern Network scanner yang beredar berbeda-beda, Kodak menggunakan kunci berupa USB disertai login dan password untuk mengatur hak akses dan alur proses pada scanner, Fujitsu mewajibkan Microsoft LDAP untuk mendaftarkan pengguna scanner sehingga pengguna memiliki single-sign-on yaitu login password yang sama dengan saat login di komputer dalam lingkungan windows server (memudahkan disatu sisi namun menutup peluang bagi organisasi yang tidak menggunakan windows server), Canon muncul dengan pilihan yang lebih fleksibel yaitu pengaturan independent maupun LDAP. Sayangnya ketiga merk tersebut memiliki kelemahan utama yaitu hanya menyediakan metode automatic document feeder atau ADF sehingga tidak memungkinkan untuk organisasi yang memiliki dokumen berbentuk buku atau bendel.

Terlepas dari kelemahan dari modern network scanner tersebut, fungsi utama yaitu “pengamanan hasil awal alihmedia” dapat terpenuhi oleh penggunaan scanner ini (kecuali admin scanner dengan baik hatinya memberikan login passwordnya ke semua user) dimana hasil dari scan langsung diarahkan ke folder pengguna dan log atau catatan penggunaan scanner dapat dilihat oleh administrator dan tidak ada lagi “berkas” di PC lokal karena scanner ini beroperasi secara independen tanpa menggunakan komputer (namun terhubung dengan jaringan komputer menggunakan kabel LAN).

*Penulis menjalankan test pada produk Network scanner dari Kodak, Fujitsu dan Canon dari kurun waktu 2009-2011 belum menggunakan produk selain 3 merk diatas.

sumber : www.scanningtechnologies.blogspot.com

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>